Di beberapa artikel sebelumnya, kami sering merekomendasikan Anda untuk segera menggunakan Software Payroll/ HRIS. Memangnya, apa itu Software Payroll? Apa saja kegunaannya? Serta apa saja keuntungan yang bisa Anda dapatkan jika menggunakan Software Payroll? Artikel berikut akan memberikan jawabannya untuk Anda.
Apa Itu Software Payroll?
Software Payroll/ HRIS (Human Resouce Information System) adalah program aplikasi komputer yang dapat membantu Anda dalam mengorganisir tata kelola dan pelaksanaan manajemen SDM, khususnya dalam mengatur penggajian karyawan.
Dengan adanya Software Payroll, suatu perusahaan dapat dengan mudah menghitung gaji yang harus dibayarkan kepada karyawan berdasarkan perhitungan data jam kerja atau kehadiran yang sudah diintegrasikan dalam sistem. Kemudian, sistem tersebut akan otomatis menarik gaji atau dana deposito perusahaan ke rekening karyawan yang sudah didaftarkan.
Tidak hanya itu, Software Payroll juga mampu menghitung pajak atau potongan tertentu sebelum jumlah gaji ditotal dan dikirim ke rekening karyawan. Seiring dengan kemajuan teknologi informasi, kini fitur-fitur Software Payroll semakin lengkap dan manfaatnya pun semakin banyak. Tak heran, hampir semua HRD/ pemilik bisnis menggunakannya untuk menunjang kinerjanya dalam mengelola SDM perusahaan.
Keuntungan Menggunakan Software Payroll
Dengan menggunakan Software Payroll, tugas Anda sebagai HRD/ Pemilik Bisnis akan semakin dipermudah. Mulai dari otomatisasi pelaporan HR, pembagian gaji karyawan, hingga perhitungan pajak dan BPJS. Berikut 7 keuntungan yang bisa didapat:
1. Mempercepat Rekap dan Pelaporan Data Kehadiran Karyawan
Keuntungan yang pertama adalah mempercepat tugas Anda dalam merekap dan melaporkan data kehadiran karyawan. Jika selama ini Anda masih merekap semua data kehadiran karyawan secara manual, tentu Anda membutuhkan waktu yang tidak sebentar. Apalagi, jika terdapat kesalahan rekap yang memaksa Anda mengulang semuanya dari awal. Pasti sangat melelahkan!
Saatnya integrasikan mesin absensi di perusahaan Anda dengan Software Payroll dari InterActive., yaitu Intrax HRIS. Dengan menggunakan Software Payroll, semua data kehadiran karyawan akan terekap secara otomatis, termasuk data karyawan yang terlambat atau mengajukan ijin tidak masuk kerja. Pelaporannya pun juga cukup mudah. Karena Anda bisa langsung megekspor data kehadiran di software menjadi file Excel yang lebih mudah untuk dianalisa.
2. Mempercepat Perhitungan Gaji, PPH dan BPJS
Keuntungan selanjutnya yaitu memudahkan Anda dalam mengatur penggajian karyawan. Pembagian gaji di kantor/ perusahaan Anda bisa dilakukan secara otomatis, termasuk jika Anda memberlakukan sistem pemotongan gaji tertentu. Maka, sistem di software bisa di-custom sesuai ketentuan pemotongan gaji yang Anda terapkan.
Selain menghitung gaji secara otomatis, beberapa Software Payroll juga mampu menghitung pajak dan BPJS secara otomatis. Setelah jumlah gaji kotor telah ditentukan, sistem secara otomatis menghitung potongan seperti pajak, asuransi, dan BPJS Kesehatan/ Ketenagakerjaan. Semua potongan tersebut akan dimasukkan langsung ke jumlah gaji kotor sebelum secara otomatis dikirim ke rekening karyawan Anda.
Tidak hanya itu saja, saat ini juga tersedia software yang mampu menyertakan penggantian biaya reimburse, pengobatan yang tak menggunakan BPJS, serta pengeluaran karyawan lainnya secara otomatis.
Baca Juga: Cara Memilih Aplikasi HRIS Berkualitas untuk Perusahaan Anda
3. Mempermudah Akses Data Karyawan secara Online
Keuntungan Software Payroll tidak hanya dirasakan oleh HRD/ para pemilik bisnis, namun juga bagi karyawan itu sendiri. Dengan menggunakan Software Payroll, karyawan bisa mengakses beberapa data penting yang mereka butuhkan secara online. Misalnya, data slip gaji, jatah ijin/ cuti, dan sebagainya.
Dengan begitu, karyawan tidak perlu repot-repot menemui HRD hanya untuk meminta slip gaji atau menanyakan jatah cutinya. Apalagi, tidak semua HRD mudah ditemui dan tidak semua data tersebut bisa langsung jadi. Sehingga, dengan adanya akses data karyawan secara online ini pun tentu sangat memudahkan karyawan maupun HRD/ pemilik bisnis.
4. Mempermudah Request Ijin / Ganti Shift Kerja secara Online
Selain bisa digunakan untuk mengakses data karyawan secara online, beberapa Software Payroll kini juga dilengkapi fitur request ijin, cuti, atau ganti shift kerja secara online. Sehingga, karyawan tidak perlu susah payah mengajukan ijin melalui formulir cetak atau menemui HRD secara langsung.
Cara pengajuan ijin seperti ini tentu lebih disukai karyawan, terutama bagi karyawan dari generasi millenial. Karena seperti yang kita tahu, generasi millenial sangat melek teknologi dan menyukai hal-hal yang praktis dan otomatis.
Baca Juga: 7 Manfaat Menggunakan Mesin Absensi Fingerprint
5. Data Karyawan Terorganisir Lebih Rapi, Aman, dan Paperless
Keuntungan yang kelima berkaitan dengan efektifitas penyimpanan data/ berkas-berkas HRD. Jika selama ini Anda masih menyimpan semua data HRD dan berkas karyawan secara manual, tentu sangat rawan terjadinya kehilangan dan kerusakan.
Karena itulah, kehadiran Software Payroll pasti akan memudahkan Anda dalam menyimpan semua data dan berkas karyawan Anda secara digital di Cloud Server. Mulai dari daftar karyawan, gaji, hingga berkas-berkas seperti soft file ijazah, sertifikast, atau pun KTP karyawan.
Dengan penyimpanan di Cloud, semua data karyawan tersebut akan terorganisir secara lebih rapi, aman, dan tentunya mengurangi penggunaan kertas (paperless). Anda pun tidak membutuhkan waktu berjam-jam hanya untuk mencari data yang Anda perlukan. Karena Anda bisa menggunakan fitur pencarian data yang telah disediakan software. Beda halnya jika Anda masih menyimpan berkas-berkas penting di map/ lemari.
6. Mendapat Notifikasi Khusus Berkaitan dengan Pengelolaan SDM
Kini, software payroll juga dilengkapi fitur khusus yang memungkinkan Anda untuk memonitor data karyawan Anda. Selain memonitornya secara manual, Anda juga bisa mendapat reminder/ notifikasi otomatis berkaitan dengan pengelolaan SDM di kantor/ perusahaan Anda.
Misalnya reminder daftar karyawan yang akan memasuki masa habis kontrak akan ditampilkan saat pertama kali pengguna login. Hal ini akan membantu HRD dalam mencegah terjadinya kelebihan bayar gaji terhadap karyawan yang sudah habis kontrak/ percobaan. Selain untuk perpanjangan kontrak, reminder ini juga dapat menampilkan daftar karyawan yang akan memasuki usia pensiun. Tentu dengan adanya reminder tersebut akan memudahkan Anda dalam manajemen karyawan di kantor/ perusahaan Anda.
Baca Juga: Inilah Software Payroll Terbaik yang Wajib Digunakan HRD
7. Efisiensi Jumlah Staf HRD
Sampai di sini Anda pasti sudah mendapat banyak gambaran tentang keuntungan Software Payroll. Dari berbagai keuntungan di atas, kita sudah bisa membayangkan betapa banyak kemudahan yang bisa dirasakan HRD/ pemilik bisnis jika menggunakan Software Payroll.
Dengan berbagai kemudahan tersebut, HRD bisa lebih fokus mengerjakan tugasnya yang lain dan tidak terus-terusan berkutat dengan tugas-tugas administratif. Bahkan, seluruh tugas HRD bukan tidak mungkin jika bisa diselesaikan oleh hanya 1-2 staf saja. Sehingga, Anda bisa mengefisiensi jumlah staf HRD di kantor/ perusahaan Anda, dan secara langsung juga dapat mengefisiensi biaya pengeluaran bulanan untuk menggaji staf HRD. Anda pun bisa lebih berhemat dalam mengeluarkan biaya bulanan kantor/ perusahaan Anda.
Itulah 7 keuntungan Software Payroll untuk perusahaan Anda. Dapatkan semua keuntungan di atas dengan menggunakan Software Payroll terbaru dari InterActive, yaitu Intrax HRIS. Kami rekomendasikan Anda menggunakan Software HRIS terkini yang bisa mendukung kinerja Anda sebagai HRD, utamanya di era millenial seperti sekarang.
Gunakan Intrax HRIS yang bisa memudahkan Anda dalam mengelola kehadiran, penggajian, hingga perhitungan pajak dan BPJS karyawan secara otomatis. Bahkan, karyawan Anda juga bisa mengajukan ijin dan mengakses data karyawan secara online lho!
