Apakah kantor Anda masih menggunakan absensi konvensional yang berupa checkclock atau bahkan menulis di form? Berikut ini akan dibahas problem apa saja yang akan dialami jika perusahaan masih mempertahankan cara konvensional dalam mengelola absensi karyawan.
1. Sulit memantau karyawan yang bekerja di lapangan
Karyawan yang lebih sering bekerja di luar kantor, misalnya tim Sales, Supervisor di proyek, atau karyawan yang work from home biasanya HRD akan kesulitan dalam memantau kehadiran. Terutama jika sistem absensi di kantor masih menggunakan cara konvensional yang mengharuskan karyawan untuk datang langsung ke kantor.
2. Proses pengajuan izin yang kurang fleksibel
Di sistem absensi konvensional, dalam pengajuan izin biasanya masih menggunakan formulir dengan ditulis tangan. Misalnya izin datang terlambat, izin pulang awal, atau izin keluar kantor. Hal ini dapat mengganggu proses kerja karena butuh waktu lebih banyak mulai dari mengisi form sampai meminta tanda tangan dari atasan.
Baca Juga: Cara Memilih Aplikasi HRIS Berkualitas untuk Perusahaan Anda
3. Sulit melihat sisa cuti
Karyawan harus menanyakan kepada HRD terlebih dahulu berapa sisa cuti yang dimilikinya. Jika jumlah karyawan hanya sedikit mungkin tidak masalah, namun lain cerita jika jumlah karyawan sangat banyak seperti pabrik. Tentunya hal ini akan merepotkan HRD yang akan menghabiskan waktu kerjanya hanya untuk cek sisa cuti karyawan.
4. Proses pergantian shift kerja yang rumit
Beberapa perusahaan terutama di pabrik atau bisnis F&B menerapkan sistem kerja shift. Penggunaan sistem absensi konvensional menjadikan pergantian shift kerja lebih rumit. Ini dapat mengganggu efisiensi operasional, menyebabkan ketidakcocokan antara kebutuhan bisnis dan jadwal karyawan.
5. Kesalahan dalam perhitungan gaji
Proses manual dalam mengumpulkan data kehadiran dan menghitung gaji karyawan rentan terhadap kesalahan atau human error. Sebagai contoh ada kebijakan perusahaan yang melakukan denda saat karyawan datang terlambat melebihi jam masuk. Tiap bulan HRD harus melakukan perhitungan gaji semua karyawan dengan penyesuaian denda keterlambatan. Apabila ada kesalahan perhitungan, maka karyawan akan merasa dirugikan dan menimbulkan ketidaknyamanan dalam bekerja.
Baca Juga: Mengapa HRD Wajib Pakai Software Payroll Terbaik
6. Resiko terjadinya kecurangan absensi
Absensi manual beresiko terjadi kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. Karyawan yang tidak jujur akan berusaha memanipulasi absensi karena memang sistem absensi konvensional memiliki banyak celah. Hal ini mengakibatkan kerugian pada perusahaan.
Sebagai upaya dalam mengatasi problem-problem di atas, beberapa perusahaan mulai beralih ke sistem absensi online. Sistem ini sangat memudahkan proses absensi baik datang dan pulang, mengurangi risiko kecurangan, meningkatkan akurasi perhitungan gaji, memudahkan pengajuan izin, dan memberikan data yang lebih lengkap untuk analisis kehadiran dan shift kerja. Sistem absensi online dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kinerja karyawan.
